Was ist eine E-Rechnung?
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Bereiche unseres Lebens grundlegend verändert – auch die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt, versendet und verarbeitet werden. Eine wichtige Entwicklung in diesem Zusammenhang ist die E-Rechnung. Doch was genau ist eine E-Rechnung, und welche Standards gibt es in diesem Bereich? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über E-Rechnungen wissen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem standardisierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Anders als eine klassische Papierrechnung oder eine einfache PDF-Rechnung, die nun als sonstige Rechnung bezeichnet werden, enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, wie sie beispielsweise beim Steuerberater oder im Buchhaltungsbüro erfolgt. Dieser manuelle Prozess ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig, da Tippfehler oder unleserliche Vorlagen Probleme verursachen können. Stattdessen werden die Daten direkt aus der E-Rechnung übernommen, wodurch Prozesse schneller, einfacher und genauer ablaufen können.
Das E-Rechnungsformat wurde insbesondere durch EU-Richtlinien und nationale Gesetzgebungen gefördert. In Deutschland beispielsweise müssen öffentliche Auftraggeber seit November 2020 elektronische Rechnungen nach einem standardisierten Format akzeptieren.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Der menschliche Leser kann die Rechnung als gewöhnliche PDF-Datei betrachten, während Maschinen die XML-Daten auslesen und weiterverarbeiten können.
ZUGFeRD wurde entwickelt, um die Erstellung und den Austausch von E-Rechnungen zu vereinfachen. Es richtet sich sowohl an kleinere Unternehmen ohne komplexe IT-Systeme als auch an Großunternehmen, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen.
Vorteile
- Hybrides Format: Durch die Kombination aus menschenlesbarer PDF-Datei und maschinenlesbarem XML-Code eignet sich ZUGFeRD hervorragend für Unternehmen, die sowohl manuelle als auch digitale Prozesse nutzen.
- Interoperabilität: ZUGFeRD ist ein international anerkanntes Format und kompatibel mit vielen ERP-Systemen.
- Einfache Einführung: Da die PDF-Datei auch von Menschen gelesen werden kann, ist die Umstellung auf ZUGFeRD für viele Unternehmen unkompliziert.
Nachteile
- Limitierte Akzeptanz: Obwohl ZUGFeRD international anerkannt ist, wird es nicht von allen öffentlichen Institutionen gleichermaßen unterstützt.
- Erhöhter Speicherbedarf: Die Kombination aus PDF- und XML-Dateien führt dazu, dass ZUGFeRD-Dokumente mehr Speicherplatz benötigen als reine XML-Lösungen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein weiteres Standardformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 und ist rein XML-basiert. Anders als bei ZUGFeRD gibt es bei der XRechnung keine visuelle PDF-Darstellung; alle relevanten Informationen sind ausschließlich in XML-Struktur hinterlegt.
Die XRechnung wird vor allem für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet, da diese ab einem bestimmten Rechnungsbetrag nur noch XRechnungen akzeptieren.
Vorteile
- Strikte Standardisierung: Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist speziell auf den Einsatz in öffentlichen Vergabeverfahren zugeschnitten.
- Hohe Automatisierbarkeit: Die rein strukturierte XML-Darstellung erleichtert die vollautomatische Verarbeitung von Rechnungen.
Nachteile
- Fehlende visuelle Darstellung: Da die XRechnung ausschließlich als XML-Datei vorliegt, gibt es keine direkt lesbare Version für Menschen, was die Nutzung ohne geeignete Software erschwert.
- Begrenzte Einsatzmöglichkeit: Die XRechnung ist primär für den öffentlichen Sektor konzipiert und bietet weniger Flexibilität für den Austausch zwischen Unternehmen.
Fazit
E-Rechnungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und die Reduzierung von Fehlern. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung haben ihren spezifischen Einsatzbereich und Zielgruppen. Während ZUGFeRD durch seine hybride Natur sowohl für kleine als auch große Unternehmen attraktiv ist, eignet sich die XRechnung besonders für den Austausch mit öffentlichen Institutionen.
Welches Format am besten geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und der jeweiligen Zielgruppe ab. Unabhängig davon steht fest: Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital.